التخطيـــط Planning خطط لشركتك
التخطيط Planning
ماهو التخطيط:
هو الطريق الذى ترسمة الإدارة وهو من أهم مهام الإدارة فى أى مؤسسة ويوفر معلومات تساعد على التنبؤ بالمستقبل ويمكن الإدارة من تحديد الأهداف التى تساهم فى نجاح العمل والإستمراية بخطى ثابتة ويجب أن يقوم على أسس واضحة.
التخطيط كلمة غير محددة مثل أريد مبيعات كبيرة
ولكن إذا حولناه الى أرقام قابلة للقياس و قلنا نريد مبيعات 50 مليون تصبح موازنة.
الهدف من التخطيط
إدارة الموارد المتاحة سواء كانت مالية أو غير مالية بالطريقة الأمثل والاستعداد وتوقع المشاكل قبل حدوثها.
صفات الخطة:
1- واقعية :أى قابلة للتنفيذ
2- قابلة للقياس
3- لها جدول زمنى
4- هدف نهائى واضح ومحدد
* القاده الناجحون يقضون 80 % من وقتهم فى التخطيط و 20 % فقط فى التنفيذ .
أهمية التخطيط:
1- تحقيق الأهداف الموضوعة من خلال التواصل والمشاركة والتنافس بين الاقسام المختلفة للمؤسسة .
مثال :
إدارة المبيعات: تريد زيادة البيع وبالتالى وجود كميات كبيرة من المخزون فى المخزن لمواجهة زيادة المبيعات المحتملة.
إدارة المخزن لا تريد كميات كبيرة من البضاعة وتكلفة مرتفعة واحتمال عدم بيعها.
هنا يأتى دور التخطيط فى التنسيق بين القسمين والإستخدام الامثل .
2-التحكم والسيطرة عن طريق المطابقة الفعلية لما قد تم وضعة من موازنة واستخراج الانحرافات والمحاسبة عليها.
وفى حالة وجود خطأ فى الموازنة نقوم بتعديلة ووضعة للتنفيذ مرة اخرى.
3- التحفيز
كل موظف فى المؤسسة يعلم جيدا دورة فى الخطة الموضوعة وبالتالى هو مسئول عن تنفيذ المطلوب منه.
4- التقييم
يتم فى نهاية العام مطابقة الموازنة بما تم تحقيقة وبالتالى الانحرافات يحاسب عليها المقصرون والنجاحات يثاب عليها المتميزون.
أنواع الخطط:
1- الخطة الإستراتيجية (بعيدة المدى)
خطة عبارة عن هدف عام لمدة 5 سنوات
مثل زيادة حجم المبيعات فى 5 سنوات 100 مليون
2- الخطة التشغيلية (قصيرة المدى )
وهى عبارة عن تقسيم الخطة الإستراتيجية الى أهداف صغيرة سنوية يسهل تنفيذها
مثل تقسيم هدف مبيعات 100 مليون على 5 سنوات أى 20 مليون فى السنة
وبالتالى يتم تقسيم هدف 20 مليون فى السنة على أهداف شهرية
فيصبح الهدف الشهرى 1.67 مليون يتم توزيعها على رجال التسويق والمبيعات
فإذا كان لديك 20 موظف مبيعات يكون هدف كل واحد منهم حوالى 83 ألف جنية شهريا
وهنا نبدأ بالتقييم .
أشكال الخطة:
1- الشكل المالى مثل
* تخفيض الإنفاق.
* زيادة الايرادات .
2-الشكل غير المالى مثل
* زيادة عدد العملاء .مثلا مطلوب 20 عميلا هذا العام
* المنتجات المستهدفة .
* المنتجات الجديدة.
*أحجام المبيعات .
خطوات التخطيط :
1- تحديد هدف واضح ومحدد.
2- جمع المعلومات عن كل قسم (إمكانياتة ومهارات موظفية ونقاط القوة والضعف)
3- وضع الخطط
4- وضع البدائل
أشكال الموازنات :
الشكل الأول (من أعلى الى أسفل )
الإدارة تضع الخطة والأقسام تقوم بتنفيذها دون نقاش .
مزاياها:
1- تحكم أفضل فى القرار.
2- التغييرات صغيرة وبطيئة .
3- التنسيق ودمج الأهداف (المخازن تريد تقليل المخزون والمبيعات تريد زياده المخزون)
عيوبها :
1- الديكتاتورية بدلا من التواصل والمشاركة .
2- الموظف يعمل بإمتعاض وضيق ولا يلتزم وبالتالى تظهر مقاومة التغيير.
3- لا تراعى العنصر البشرى ولا تعامله كبشر بل يكون أداه تنفيذية .
الشكل الثانى(من أسفل الى أعلى)
الأقسام تقوم بإعداد الخطة والإدارة توافق عليها.
مزاياها:
1- تراعى العنصر البشرى .
2- الموظفين يقومون بإعدادها ويلتزموا بها عن قناعة ومسئولية .
3- المشاركة تجعلهم لا يقاومون التغيير.
عيوبها :
- إمكانية حدوث فجوة بين الأقسام نتيجة عدم التنسيق
كما أن كل قسم يبحث عن أهدافة بغض النظر عن الهدف العام
مثال:
إدارة المبيعات: تريد زيادة البيع وبالتالى وجود كميات كبيرة من المخزون فى المخزن لمواجهة زيادة المبيعات المحتملة.
إدارة المخزن لا تريد كميات كبيرة من البضاعة وتكلفة مرتفعة واحتمال عدم بيعها.
الشكل الثالث (الموازنة المجمعة)
* الإدارة تطالب الأقسام بوضع تصوراتهم وخطتهم وتقوم بمناقشتها ومراجعتها ووضعها موضع التنفيذ .
مزاياها:
1- الإدارة بالتحفيز : تحفيز الناس لوضع الأهداف والمشاركة الفعالة .
2- الإطلاع على إحتياجات الموظفين فى الأقسام ومعالجتها والتنسيق بين الأقسام ومعالجة أى خلل إن وجد.
لجنة الموازنة :
يتم إختيار لجنة متابعة للموازنة للمراجعة والمطابقة للتأكد من عدم الإنحراف
وإن وجد خطأ يتم معالجتة ووضعة موضع التنفيذ مرة أخرى.
إشترك فى جروب المحاسب المحترف فيس بوك
من هنــــــــــــــــــــــا
تعليقات
إرسال تعليق